Ketahui Cara Aman Menyimpan Dokumen di Aplikasi PrimaDoc

Dalam kearsipan sebuah organisasi, cara menyimpan dokumen penting perlu Anda ketahui agar setiap dokumen terjaga dengan lebih aman. Salah satunya adalah dengan menggunakan solusi aplikasi penyimpanan dokumen dari PrimaDoc. Solusi ini sudah banyak digunakan oleh banyak organisasi, mulai dari perusahaan hingga instansi pemerintahan, karena menyediakan cara menyimpan dokumen penting yang lebih terjamin keamanannya dan meningkatkan efisiensi dari setiap dokumen untuk pengambilan keputusan strategis dan proses bisnis.

Akan tetapi, tidak semuanya memahami tentang bagaimana proses yang terjadi pada aplikasi PrimaDoc. Jika Anda tertarik untuk beralih menggunakan solusi penyimpanan dokumen dari PrimaDoc, maka studi kasus berikut ini penting untuk diketahui. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Cara Menyimpan Dokumen Penting yang Lebih Aman dengan PrimaDoc

PrimaDoc merupakan solusi penyimpanan dokumen dengan berbagai layanan yang dapat Anda manfaatkan. Salah satu layanan yang cukup banyak digunakan adalah aplikasi PrimaDoc, yang didesain secara khusus sebagai aplikasi berbasis website yang praktis dan dapat diakses di mana saja.

Aplikasi PrimaDoc menyediakan cara menyimpan dokumen penting yang dapat Anda manfaatkan untuk meningkatkan efisiensi dari sistem kearsipan perusahaan atau instansi pemerintahan. Selain itu, aplikasi ini juga memiliki sistem enkripsi yang dapat membantu setiap dokumen Anda lebih terjaga dari pihak yang tidak bertanggung jawab.

Apa itu Fitur ‘Hak Akses Dokumen’ dari Aplikasi PrimaDoc?

Dengan berbagai kelebihan seperti akses yang dapat dilakukan di mana saja, dapat digunakan tanpa menginstal software khusus di laptop atau komputer, dan lulus sertifikasi ISO 9001, sebenarnya aplikasi PrimaDoc juga memiliki fitur lain sebagai salah satu cara menyimpan dokumen penting yang Anda miliki dengan lebih aman, yaitu ‘Hak Akses Dokumen’.

Cara menyimpan dokumen penting ini memungkinkan arsiparis atau bagian kearsipan perusahaan atau instansi pemerintahan untuk mengatur akses yang diberikan kepada setiap pihak yang membutuhkan informasi, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya tidak dapat disalahgunakan oleh pihak lain, mengingat setiap dokumen mengandung informasi rahasia yang dapat berpengaruh kepada proses bisnis sebuah organisasi.

Bagaimana Cara Mengatur Hak Akses Dokumen Menggunakan Aplikasi PrimaDoc?

Jika Anda menggunakan aplikasi penyimpanan dokumen dari PrimaDoc, Anda dapat mengatur akses yang diberikan kepada setiap divisi perusahaan atau instansi pemerintahan ketika akan mengunggah atau upload dokumen. Saat akan mengunggah dokumen, pastikan agar Anda memilih ‘Hak Akses Dokumen’, lalu memilih tingkatan akses yang diberikan. Tanpa adanya akses yang diberikan kepada pihak yang berwenang, maka pihak tersebut tidak akan dapat mengakses dokumen tersebut.

Studi Kasus Penggunaan Hak Akses Dokumen

Untuk lebih mengerti tentang cara menyimpan dokumen penting dengan hak akses dokumen pada aplikasi PrimaDoc, Anda dapat membaca studi kasus berikut ini. Dengan begitu, Anda memiliki gambaran yang lebih jelas mengenai fitur ini.

Contohnya, di sebuah perusahaan distributor makanan ringan ada salah satu staf bernama Desi yang merupakan seorang manajer marketing, Ratna yang bekerja sebagai marketing strategist, dan juga Arif yang bekerja sebagai staf keuangan.

Desi selaku pimpinan pada divisi marketing perusahaan diberi akses oleh arsiparis untuk menghapus dan editing dokumen yang digunakan untuk pembuatan strategi pemasaran. Ratna selaku staf marketing tetap dapat membuka dokumen yang dapat dibuka oleh Desi, tetapi tidak dapat menghapus atau melakukan editing, karena aksesnya dibatasi. Sementara itu, Arif yang tidak dimasukkan sebagai user oleh arsiparis pada arsip marketing tidak akan dapat mengakses dokumen tersebut. Meskipun begitu, Arif yang dijadikan user untuk arsip keuangan tetap dapat mengakses arsip untuk divisi tempatnya bekerja.

Dengan adanya pilihan untuk mengatur akses dokumen tersebut, tentunya setiap divisi dapat bekerja dengan lebih maksimal. Meskipun begitu, bukan berarti kolaborasi tidak dapat tercipta. Fitur ‘Hak Akses Dokumen’ didesain oleh PrimaDoc sebagai cara menyimpan dokumen penting dengan lebih aman. Untuk menciptakan kolaborasi yang sehat, setiap divisi dapat bekerjasama dengan bagian kearsipan.

Itulah tadi mengenai cara menyimpan dokumen penting dengan memanfaatkan fitur akses dokumen untuk setiap divisi perusahaan atau instansi pemerintahan yang Anda kelola. Jadi, siap untuk memiliki cara menyimpan dokumen penting dengan memanfaatkan aplikasi PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami di sini untuk informasi selengkapnya! (Pradana)