Digitalisasi Dokumen untuk Efisiensi Tenaga dan Waktu Pencarian Dokumen
Efisiensi pencarian dokumen tanpa perlu membuang tenaga dan waktu dapat Anda capai dengan memanfaatkan solusi yang tepat. Apa sebenarnya solusi tersebut?
Tentunya dengan memulai proses digitalisasi dokumen pada perusahaan Anda. Dengan adanya transformasi digital pada seluruh departemen kearsipan Anda, nantinya akan ada banyak manfaat yang diperoleh. Efisiensi tenaga dan waktu pencarian dokumen adalah salah satunya.
Bagaimana sebenarnya digitalisasi dokumen dapat membantu Anda dalam meningkatkan efisiensi pencarian dokumen? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengapa Efisiensi Pencarian Dokumen Dibutuhkan?
Perlu Anda pahami bahwa efisiensi pencarian dokumen tidak semata-mata dibutuhkan untuk proses pencarian dokumen yang lebih mudah semata. Efisiensi pada proses kearsipan dapat menjadikan banyak hal dalam perusahaan menjadi lebih terukur dan juga terpantau dengan mudah.
Setidaknya ada empat hal yang menjadikan efisiensi pencarian dokumen sangat penting bagi sebuah organisasi, baik itu perusahaan swasta, BUMN atau juga instansi pemerintahan, antara lain:
1. Menjamin pencarian informasi yang lebih akurat
Tahukah Anda? Akurasi data dan informasi yang disebarkan atau juga dibagikan dari bagian kearsipan dapat menentukan masa depan organisasi yang Anda kelola. Pasalnya, data dan informasi yang lebih akurat dapat menjadi landasan utama dalam penentuan kebijakan.
Misalnya, instansi pemerintahan yang akan membuat kebijakan pembangunan. Tentunya efisiensi pencarian dokumen sangatlah penting pada proses ini. Tanpa adanya pencarian dokumen yang lebih efisien tanpa membuang waktu dan tenaga, tentunya pembuatan kebijakan dapat berjalan dengan lebih cepat, sehingga validasi dan peluncuran kebijakan tidak ketinggalan zaman.
2. Sarana pembuktian saat pengadilan
Pada proses peradilan hukum di Indonesia, efisiensi pencarian dokumen juga sangat mempengaruhi sebuah organisasi seperti perusahaan swasta. Apalagi jika Anda membutuhkan data dan informasi yang cepat dan akurat, tentunya proses pencarian yang lebih efisien dapat menjadi ‘senjata’ Anda agar tidak kalah di meja hijau.
Di sisi lain, informasi yang Anda kumpulkan juga dapat menjadi sarana untuk menghindari tuntutan hukum yang dapat berdampak buruk bagi perusahaan. Contohnya seperti saat audit pajak atau juga aset pada periode tertentu.
3. Mengurangi tingkat turnover karyawan
Pada era modern seperti saat ini, efisiensi pencarian dokumen juga berkorelasi langsung pada pengalaman bekerja (working experience) karyawan, khususnya bagi Gen Z yang sudah terjun langsung ke dunia kerja. Pencarian dokumen yang tidak memerlukan tenaga dan waktu yang begitu banyak dapat menjadi solusi agar karyawan lebih mudah menemukan data dan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaannya.
Tanpa adanya efisiensi pencarian dokumen, besar kemungkinan tingkat keluar-masuk karyawan (turnover) akan meningkat, karena perusahaan atau organisasi yang Anda kelola dinilai menyulitkan mereka dalam bekerja dan budaya kerja dianggap tidak modern dan mengakomodir kebutuhan karyawan.
4. Membantu peningkatan produktivitas kerja
Mengapa produktivitas kerja juga berhubungan dengan efisiensi pencarian dokumen? Jawabannya sangat sederhana, karena data dan informasi yang dibutuhkan lebih cepat ditemukan dalam hitungan detik, waktu penyelesaian pekerjaan juga ikut menjadi lebih cepat.
Tidak hanya itu, budaya kolaborasi juga akan ikut tercipta karena adanya efisiensi pencarian dokumen. Tanpa tenaga dan waktu yang terbuang sia-sia untuk mencari dokumen, nantinya karyawan jadi memiliki waktu luang untuk menciptakan inovasi yang berguna untuk perusahaan atau organisasi yang Anda kelola.
Digitalisasi sebagai Solusi Efisiensi Pencarian Dokumen
Seperti yang sempat dibahas oleh PrimaDoc pada artikel tentang kelebihan menggunakan layanan digitalisasi arsip dokumen, digitalisasi dokumen membawa banyak dampak positif bagi sistem kearsipan di era modern, tidak terkecuali pada efisiensi pencarian dokumen.
Digitalisasi dokumen memungkinkan adanya alih media dan migrasi pengelolaan arsip dan dokumen dari bentuk fisik menjadi bentuk digital. Hal ini sangatlah penting bagi sebuah organisasi, karena dokumen digital dapat membantu Anda untuk mengaktifkan fitur pencarian cepat berdasarkan kata kunci (keyword), khususnya dengan bantuan aplikasi seperti Document Management System (DMS). Dampaknya, efisiensi pencarian dokumen tanpa perlu mengorbankan tenaga dan waktu pun tercipta.
Saat ini, PrimaDoc pun telah mengembangkan solusi berbasis teknologi untuk membantu proses digitalisasi atau alih media dokumen Anda. Dengan dukungan perangkat yang memungkinkan kustomisasi spesifikasi sesuai keinginan, biaya investasi yang dikeluarkan pun jadi lebih terukur.
Selain itu, PrimaDoc juga memiliki layanan pelengkap seperti konsultasi kearsipan, pemeliharaan arsip, hingga aplikasi DMS yang sudah siap pakai.
Dengan solusi kearsipan yang lebih lengkap, PrimaDoc adalah vendor yang tepat untuk mendukung terciptanya efisiensi pencarian dokumen yang Anda butuhkan.
Jadi, siap untuk beralih menggunakan layanan digitalisasi dokumen kami? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
