Bukankah Beberapa Jenis Arsip Juga Harus Tersimpan Dalam Bentuk Cetak?
Dalam sebuah bisnis logistik, kegiatan usaha bukan hanya tentang proses bongkar muat dan pengiriman barang saja. Lebih dari itu, ada salah satu aktivitas kerja yang sangat penting guna menjamin kelancaran dan keamanan semua alur proses logistik, yaitu administrasi arsip logistik. Sebagaimana diketahui, dalam kegiatan logistik, berbagai jenis arsip menjadi bukti penting yang memuat berbagai informasi mulai dari pengirim, jenis barang, biaya, penerima dan sebagainya.
Dalam kegiatan logistik, ada banyak jenis arsip yang harus dikelola demi berjalannya aktivitas distribusi barang. Beberapa di antaranya seperti surat perintah muat, release order, surat jalan ekspedisi, surat jalan pabrik, billing of lading, delivery order, hingga berita acara serah terima. Masing-masing arsip memiliki fungsi dan kedudukan yang berbeda-beda. Misalkan seperti surat perintah muat yang berisi tentang informasi barang yang akan dimuat, yang nantinya akan menjadi bukti bahwa barang yang sampai sudah sesuai dengan ketika proses muat tanpa ada kekurangan atau kehilangan. Pun demikian dengan jenis arsip lainnya yang memiliki fungsi pentingnya masing-masing.
Digitalisasi Arsip Perusahaan Logistik
Saat ini, dunia industri dihadapkan dengan era disrupsi teknologi, atau lebih dikenal dengan sebutan industri 4.0. Berbagai sektor industri berlomba-lomba untuk melakukan transformasi bisnis, khususnya dalam pengelolaan arsip perusahaan. Hal tersebut juga terjadi pada bisnis logistik, dimana digitalisasi arsip mulai diterapkan guna meningkatkan efisiensi pengelolaan arsip perusahaan.
Namun yang menjadi pertanyaan, bukankah terdapat jenis arsip yang memang tidak dapat disimpan hanya dalam bentuk digital? Khususnya dokumen yang berhubungan dengan hukum, seperti dokumen legalitas atau kontrak kerjasama. Lalu bagaimana penanganannya, apakah semua ketika perusahaan memutuskan untuk melakukan digitalisasi arsip maka semua jenis arsip fisik tidak diperlukan lagi?
Untuk dapat menjawab pertanyaan tersebut, perlu diketahui bahwa ketika melakukan digitalisasi arsip, perusahaan logistik dapat melakukan 3 hal berikut:
1. Dokumen dapat dialihkan dalam bentuk digital
Hal mendasar yang perlu dilakukan untuk melakukan proses digitalisasi arsip tentu melakukan proses alih media arsip. Dokumen fisik akan di-scan dan disimpan dalam bentuk digital. Berbagai jenis arsip yang telah dikonversi ke format digital, kemudian dikelompokan dan disimpan dalam sistem penyimpanan digital.
2. Dokumen digandakan dan diarsipkan
Semua jenis arsip yang sudah dikonversi dalam bentuk digital kemudian digandakan untuk kemudian dapat diarsipkan. Hal ini bertujuan sebagai cadangan dokumen sebagai antisipasi jika nantinya terjadi hal yang tidak diprediksi seperti kerusakan dokumen dan sebagainya.
3. Dokumen asli disimpan dengan perlindungan khusus
Ketika semua dokumen perusahaan sudah berhasil dikonversi ke bentuk digital, tidak berarti lantas semua dokumen fisik yang ada sudah tidak digunakan lagi. Beberapa jenis arsip memang perlu tetap disimpan dalam bentuk cetak dan asli. Jenis arsip yang dokumen aslinya tetap disimpan biasanya merupakan dokumen-dokumen penting dan mendasar seperti legalitas usaha dan sebagainya.
Apa Bedanya Dengan Pengelolaan Arsip Secara Konvensional?
Ketika perusahaan tetap harus menyimpan dokumen asli meskipun telah melakukan digitalisasi arsip tetap harus menyimpan dokumen fisiknya, lalu apa perbedaannya dengan pengelolaan dokumen secara konvensional?
Satu hal yang menjadi catatan disini, tidak semua jenis dokumen tetap disimpan dalam bentuk fisik. Jenis arsip operasional yang tidak memiliki urgensitas untuk tetap dipertahankan fisiknya dapat sepenuhnya dikelola secara digital. Perbedaan lainnya, akses terhadap dokumen fisik yang sifatnya penting dapat diminimalisir ketika dibutuhkan saja. Frekuensi akses dokumen fisik yang rendah dapat meminimalisir kerusakan dokumen seperti sobek, lusuh dan sebagainya.
Perusahaan logistik juga dapat menyimpan dokumen asli yang penting tersebut dengan lebih aman dan ketat. Perusahaan juga dapat memanfaatkan dukungan jasa alih daya dokumen seperti PrimaDoc untuk mengarsipkan dokumen-dokumen strategis. Tim PrimaDoc juga dapat memberikan layanan konservasi arsip dengan proses fisika dan kimia agar arsip tidak mudah rusak.
Aplikasi penyimpanan arsip PrimaDoc dapat dioptimalkan untuk menangani dokumen-dokumen yang memungkinkan dikelola secara digital. Fitur-fitur yang tersedia, seperti fitur manajemen arsip aktif dan inaktif dapat dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas karyawan perusahaan Anda. Berbagai fitur tersebut memungkinkan para karyawan untuk mengelola berbagai dokumen secara lebih cepat dan praktis.
Segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih banyak tentang layanan digitalisasi arsip PrimaDoc. Kami siap untuk memberikan dukungan terbaik bagi perusahaan logistik Anda! (Septiani)
