Bagaimana Nasib Arsip Cetak Ketika Perusahaan Menerapkan Sistem E-Arsip?

Metode pengelolaan arsip terus mengalami perubahan seiring dengan berkembangnya zaman. Dahulu, arsip dikelola dalam bentuk cetak. Setiap dokumen harus di-print terlebih dahulu. Penyimpanan arsip juga masih manual, dokumen kertas tersebut diarsipkan ke gudang penyimpanan arsip. Seiring dengan perkembangan teknologi, pengelolaan arsip kini dapat dilakukan secara elektronik. Hal ini lah yang mengharuskan perusahaan memiliki sistem e-arsip.

Arsip elektronik (e-arsip) merupakan metode manajemen arsip yang memanfaatkan teknologi. Dalam penerapannya, perusahaan perlu membangun sistem e-arsip dengan menerapkan aplikasi Document Management System (DMS). Dengan berbagai manfaat dan efisiensi yang dihasilkan, mulai banyak perusahaan yang beralih ke sistem arsip digital. Bahkan, pemerintah mendorong transformasi digital kearsipan di seluruh instansi pemerintahan melalui peluncuran platform integrasi arsip yang diberi nama Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (Srikandi).

Mengapa Perlu Menerapkan Sistem E-Arsip?

Arsip merupakan sumber informasi utama bagi setiap perusahaan, instansi, maupun organisasi. Arsip berisi informasi-informasi penting yang menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Ketika suplai informasi tidak akurat, parsial, lambat, dan sulit diakses, kemampuan manajemen dalam melakukan analisa akan terhambat. Dampaknya, keputusan yang dibuat menjadi kurang optimal dan tidak solutif. Permasalahan ini sering terjadi pada sistem pengelolaan tradisional (arsip kertas).

Arsip cetak sulit dicari ketika dibutuhkan. Terlebih ketika gudang arsip tidak ditata dengan baik. Padahal, era digital menuntut kecepatan pertukaran informasi untuk memudahkan koordinasi dan operasional perusahaan. Sistem kerja hibrida, rapat virtual, workspace online, serta laporan digital merupakan sedikit contoh dari tren era digital yang kini banyak diterapkan. Sayangnya, arsip cetak tidak lagi dapat memenuhi kebutuhan data pada kegiatan-kegiatan tersebut.

Sistem e-arsip akan mewujudkan pengelolaan arsip yang efisien. Berbagai pekerjaan administrasi dapat diotomatisasi sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pengelolaan arsip. Arsip dapat diakses dengan mudah melalui perangkat digital di meja kerja atau bahkan dari rumah. Pencarian dokumen juga dapat ditemukan dengan cepat menggunakan fitur pencarian. Sama halnya dengan fitur berbagi dokumen yang dapat dilakukan secara digital.

Alih Media Arsip

Untuk dapat menerapkan sistem e-arsip, terlebih dahulu perusahaan harus melakukan alih media. Alih media merupakan proses untuk merubah bentuk arsip cetak menjadi digital. Ada berbagai cara untuk melakukan alih media arsip, salah satunya adalah metode scanning/pemindaian. File hasil pemindaian ini kemudian disimpan dan ditata sehingga memudahkan pengelolaan dan penggunaan data pada masa mendatang.

Apakah Arsip Cetak Tidak Dipakai Setelah Alih Media?

Meskipun sistem e-arsip berfokus pada pengelolaan arsip elektronik, perusahaan tidak harus memusnahkan arsip cetak setelah proses alih media. Perusahaan dapat bebas memutuskan apakah akan memusnahkan arsip cetak setelah proses digitalisasi atau tetap menyimpannya. Meskipun begitu, perusahaan juga tidak diharuskan menyimpan arsip cetak yang telah dialihmediakan.

Jajaran manajemen harus dapat menilai urgensi dan kebutuhan cetak dari masing-masing jenis arsip, apakah arsip asli tetap diperlukan dalam versi cetak atau tidak. Jika arsip cetak tidak diperlukan, perusahaan dapat memusnahkannya setelah implementasi sistem e-arsip. Tetapi jika arsip versi cetak tetap diperlukan, maka perusahaan tetap dapat menyimpannya.

Salah satu jenis arsip cetak yang umumnya tetap disimpan setelah penerapan sistem e-arsip adalah dokumen legalitas perusahaan. Arsip legalitas tidak mungkin dihancurkan begitu saja karena berhubungan langsung dengan legalitas dan keberlangsungan perusahaan di mata hukum. Meskipun begitu, arsip legalitas ini tetap disarankan untuk dialihmediakan ke dalam bentuk digital untuk memudahkan akses informasi di dalamnya, sehingga meminimalkan akses ke arsip asli yang bisa saja mempercepat kerusakan arsip.

Meskipun jarang diakses karena pengelolaan arsip dan akses informasi berfokus pada sistem e-arsip, bukan berarti arsip dapat disimpan tanpa ada perawatan. Perusahaan juga harus tetap merawat kondisi arsip agar tetap terjaga kualitas dan keutuhan informasi di dalamnya. Jika tidak sempat, perusahaan dapat menggunakan jasa kearsipan profesional seperti PrimaDoc untuk merawat kondisi arsip cetak yang masih disimpan setelah penerapan sistem e-arsip.

PrimaDoc adalah jasa pemeliharaan arsip profesional yang dapat memberikan perawatan terbaik untuk arsip Anda. Dengan pengalaman dan pengetahuan yang dimiliki, PrimaDoc dapat memberikan perlindungan terhadap kerusakan atau kehilangan arsip Anda. PrimaDoc juga menyediakan fasilitas penyimpanan arsip yang aman dan nyaman sehingga perusahaan Anda tidak perlu lagi khawatir akan kerusakan yang disebabkan oleh kelembaban atau suhu yang tidak terjaga. Dengan menggunakan jasa PrimaDoc, perusahaan Anda dapat fokus pada pengembangan bisnis dan menjaga arsip Anda tetap terjaga kualitasnya. Hubungi tim marketing PrimaDoc untuk berdiskusi lebih lanjut! (Septiani)