Apakah Menyimpan Arsip Vital Dalam Bentuk Digital Aman?

Digitalisasi arsip merupakan salah satu bentuk pemanfaatan teknologi yang mulai banyak diterapkan. Digitalisasi arsip mampu menciptakan pengelolaan arsip yang lebih efisien dan efektif. Dalam penerapannya, digitalisasi arsip juga banyak digunakan sebagai metode untuk mengamankan arsip vital.

Duplikasi arsip dengan metode alih media memungkinkan arsip asli tetap tersimpan dengan aman. Sedangkan untuk memenuhi kebutuhan akses informasi, dilakukan dengan menggunakan arsip salinannya yang berbentuk digital ini. Praktik yang sedemikian dapat meminimalisir penggunaan arsip vital yang asli, sehingga menurunkan potensi kerusakan arsip.

Meskipun cara ini terbukti mampu dalam menjaga arsip dari potensi kerusakan karena intensitas penggunaan yang tinggi, tidak sedikit yang masih ragu untuk mendigitalisasi arsip vital mereka. Sebagian menganggap bahwa menyimpan arsip dalam bentuk digital tidak aman. Hal ini tidak terlepas dari banyaknya kasus peretasan data digital yang terjadi, khususnya di Indonesia. Lalu apakah benar, menyimpan arsip dalam bentuk digital tidak aman?

Faktor Keamanan Arsip

Kasus peretasan data digital memang benar adanya. Beberapa situs milik perusahaan maupun instansi pemerintah pernah menjadi sasaran serangan siber. Pemberitaan tentang kebocoran data digital juga sering tampil di berbagai portal berita, baik cetak maupun elektronik. Namun, semua kasus kebocoran data yang terjadi bukan lantas disebabkan sistem penyimpanannya yang dilakukan secara digital. Faktanya, masih banyak pihak yang mampu menjaga keamanan data digital mereka.

Kebocoran data digital sangat dipengaruhi oleh sistem proteksi data yang dimilikinya. Ketika sebuah server memiliki banyak celah, seorang peretas atau hacker dapat dengan mudah melakukan tindakan peretasan. Oleh karena itu, tidak ada hubungannya digitalisasi arsip vital dengan kerentanan pada sistem keamanan. Ketika sistem penyimpanan arsip didukung dengan sistem keamanan yang handal, kerahasiaan dan keamanan data digital akan tetap terjamin.

Keamanan arsip tidak bergantung pada bentuknya, melainkan pada sistem proteksi yang diterapkan. Faktanya, arsip vital yang disimpan dalam cetak juga tidak terhindar dari potensi pencurian. Seperti yang dilansir dari www.mediaindonesia.com, seberat 710 kilogram arsip yang disimpan di kantor DPRD Kabupaten Pati, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Pati, serta Kantor Satpol PP Pati telah dicuri dari gudang arsip masing-masing kantor.

Ironinya, pencurian tersebut dilakukan secara terang-terangan ketika ada petugas yang berjaga dan dilakukan secara berulang. Dokumen yang dicuri termasuk arsip vital yang bersifat penting dan rahasia. Salah satunya, berkas pembahasan APBD tahun 2023.

Kasus tersebut menunjukan bahwa keamanan arsip tidak bergantung pada bentuknya, melainkan pada sistem proteksi yang diterapkan. Arsip cetak bahkan memiliki risiko yang lebih besar untuk sobek, lapuk, luntur, berjamur hingga hilang. risiko-risiko tersebut tidak terdapat pada sistem arsip digital.

Menjaga Keamanan Data Digital

Meskipun digitalisasi arsip vital mampu meningkatkan keamanan arsip dari berbagai potensi kerusakan fisik seperti yang dapat terjadi pada arsip kertas, tidak bisa dipungkiri bahwa arsip digital juga masih berpotensi untuk dicuri apabila tidak dibarengi dengan sistem keamanan yang baik. Oleh karena itu, manajemen harus mampu membangun sistem proteksi data digital yang memadai.

Perkembangan teknologi pengelolaan data digital juga dibarengi dengan hadirnya berbagai fitur-fitur keamanan yang memadai. Misalnya aplikasi PrimaDoc yang me menyediakan fitur pengaturan hak akses, password dan sistem enkripsi, untuk membantu perusahaan Anda melindungi dokumen-dokumen penting seperti arsip vital.

Fitur manajemen hak akses memungkinkan manajemen untuk dapat mengatur siapa-siapa saja yang dapat mengakses sebuah arsip. Hak akses pada satu arsip bisa saja berbeda dengan arsip lainnya. Pengaturan yang fleksibel memberikan kemudahan untuk mengatur hak akses setiap arsip sesuai dengan kewenangan masing-masing karyawan/staf.

Untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip, Anda juga bisa memanfaatkan sistem enkripsi data yang akan mengacak informasi pada arsip vital sehingga tidak bisa terbaca jika diakses secara ilegal. Fitur-fitur keamanan seperti ini akan menjamin keamanan arsip penting, baik dari berbagai risiko kerusakan maupun pencurian.

Dapat disimpulkan, bahwa keamanan arsip tidak bergantung pada bentuknya, melainkan pada sistem proteksi yang diterapkan. Oleh karena itu, manajemen harus mampu membangun sistem proteksi data digital yang memadai dengan fitur-fitur keamanan yang memadai seperti aplikasi PrimaDoc. Aplikasi ini dilengkapi dengan sistem keamanan tangguh yang memungkinkan manajemen untuk mengatur hak akses dan melindungi dokumen-dokumen penting seperti arsip vital. Gunakan PrimaDoc untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data digital Anda dan segera hubungi tim marketing PrimaDoc untuk informasi lebih lanjut! (Septiani)