Terapkan Cara Modern Menjaga Arsip Vital Perusahaan dan Organisasi Anda!

Restorasi arsip saja tidak cukup! Pelihara arsip vital dengan digitalisasi arsip sebagai jaring pengaman ekstra  dari kerusakan! 

Pemeliharaan arsip yang terancam rusak atau sudah rusak memang harus dilakukan dengan upaya restorasi arsip. Namun, rupanya tak hanya sampai situ. Anda juga perlu membuat backup digital sebagai pengamanan ekstra agar informasi dan rekaman ingatan perusahaan tetap utuh. 

Selain mampu memberikan keamanan terhadap informasi perusahan, alih media arsip juga dapat mempermudah penyimpanan dan pengelolaan arsip vital. Oleh sebab itu, tak heran mengapa semakin hari semakin banyak pihak yang mendigitalisasikan dokumen mereka dan bahkan, dikutip dari Kompas.com, menjadi agenda nasional pemerintah. Sudahkah perusahaan atau organisasi Anda  mengimplementasikannya? Ketahui keuntungan dari cara modern penjagaan dokumen vital ini sampai akhir!

Manfaat menjaga arsip vital secara digital

Seperti namanya, arsip vital merupakan jenis dokumen yang sangat penting bagi pemiliknya, baik perorangan maupun organisasi. Sifatnya yang tidak tergantikan dan menjadi dasar atau syarat suatu kegiatan maupun kepemilikan membuat urgensi untuk menjaga arsip jenis ini tak dapat ditawar lagi. Tak terbayang jadinya jika surat ijin usaha atau surat kepemilikan aset perusahaan Anda rusak apalagi hilang. 

Tata kelola arsip vital pun tak bisa sembarangan, arsiparis perlu memahami standar rekomendasi yang dikeluarkan oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia No. 49 tahun 2015 mengenai arsip vital. Peraturan ini mencakup cara penyimpanan, standar bahan penyimpanan, pemeliharaan, dan digitalisasi arsip. Di dalam peraturan ini, digitalisasi arsip atau pembuatan salinan elektronik sangat direkomendasikan sebagai salah satu cara  pengelolaan sekaligus pemeliharaan dokumen. 

Salinan elektronik ini dapat menggantikan naskah asli dalam berbagai keperluan. Cukup mengakses dokumen backup dari dalam komputer dan memindah, membagikan, ataupun menyalin naskah tanpa perlu mengeluarkan yang asli dari kabinet penyimpanan. Dengan demikian, arsip yang asli dapat lebih aman  dan terhindar dari berbagai potensi kerusakan. 

Kemudahan lain yang arsiparis dapatkan dari digitalisasi arsip

Dengan memindai arsip vital menjadi file di dalam komputer atau cloud penyimpanan perusahaan, Anda dan tim arsiparis anda tak perlu mengambil dokumen asli setiap memerlukan informasi dari dalamnya, cukup membuka penyimpanan dari komputer dengan beberapa klik dan arsip sudah terbuka. Selain ini, masih banyak lagi manfaat dari pengelolaan arsip secara digital, di antaranya:

1. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pekerjaan arsiparis
2. Melindungi naskah asli dari paparan risiko 
3. Informasi tersimpan lebih aman
4. Sesuai dengan rekomendasi ANRI dalam penyimpanan arsip vital 
5. Memudahkan pencarian dan temu kembali arsip 

Pilih vendor yang tepat sebagai mitra 

Setelah mengetahui betapa esensialnya menjaga arsip vital dan pembuatan salinan digital, Anda tentu mulai mempertimbangkan untuk mulai mengamankan dokumen-dokumen penting perusahaan dengan  melakukan alih media arsip. Lantas, apa yang harus dipertimbangkan dalam mencari mitra vendor yang mengerti kebutuhan pengelolaan arsip vital Anda?

Berikut beberapa kriteria yang dapat Anda gunakan sebagai acuan vendor manajemen arsip yang berpengalaman dan profesional:

• Berpengalaman  di bidang kearsipan
• Memahami peraturan tata kelola arsip yang benar sesuai ketentuan ANRI
• Berorientasi pada pelayanan dan kualitas
• Memiliki pemahaman yang kuat di bidang manajemen arsip digital
• Tersertifikasi 
• Memberikan layanan konsultasi 
• Memberikan transparansi biaya

Tetapi Anda tak perlu repot mencari vendor yang tepat. Sebab, PrimaDoc telah memiliki seluruh kelengkapan tersebut dan siap membantu pemeliharaan arsip vital perusahaan Anda. Perlu info lebih lanjut tentang penawaran layanan Restorasi arsip atau Alih Media Arsip PrimaDoc? Kirimkan pertanyaan Anda melalui Whatsapp PrimaDoc sekarang! (Deanita)