Tips Mewujudkan Sistem Pengelolaan Arsip Vital yang Aman

Arsip vital merupakan jenis dokumen yang sangat penting bagi setiap entitas bisnis. Hilang atau rusaknya sebuah arsip vital saja dapat berdampak pada terganggunya operasional bisnis perusahaan. Yang menjadi tantangan, arsip vital tidak dapat dibuat ulang atau digantikan dengan jenis arsip yang lainnya. Oleh sebab itu, setiap perusahaan dituntut untuk mampu menjaga arsip vital yang mereka miliki. Untuk mewujudkannya, dibutuhkan sebuah sistem pengelolaan arsip vital yang aman namun tetap dapat mendukung operasional kegiatan bisnis sehari-hari.

Namun, meskipun sudah banyak yang memahami pentingnya menjaga dan merawat kondisi arsip vital, tidak sedikit pihak yang menerapkan sistem pengelolaan arsip vital secara konvensional (dalam bentuk cetak). Padahal, sistem pengelolaan yang demikian memiliki risiko tinggi yang dapat menyebabkan rusak dan hilangnya arsip vital.

Risiko Arsip Kertas

Arsip vital merupakan salah satu jenis arsip yang sering dibutuhkan dalam kegiatan bisnis. Hal ini membuat arsip vital berulang kali diambil dari gudang arsip. Di sisi lain, intensitas penggunaan yang tinggi memperbesar risiko kerusakan dokumen kertas, entah karena lecek, sobek, dan sebagainya. Padahal, arsip vital merupakan jenis dokumen yang tidak dapat diganti atau dibuat ulang meskipun arsip aslinya rusak ataupun hilang.

Dari segi keamanan, sistem pengelolaan arsip vital secara manual juga rentan terhadap kehilangan dokumen. Baik karena kelalaian karyawan maupun terselip di antara tumpukan gudang karena tidak tertata dengan baik. Arsip cetak dapat dengan mudah dicuri oleh oknum tertentu, terlebih ketika sistem pengawasan gudang arsip kurang ketat.

Tak hanya meningkatkan berbagai risiko yang bisa menyebabkan rusak atau hilangnya arsip vital, sistem pengelolaan arsip vital dalam bentuk cetak juga kurang efisien karena menimbulkan beban pekerjaan yang besar. Arsip kertas sulit untuk diakses dan dicari, terlebih ketika tumpukan arsip di gudang tidak ditata dengan baik. Kondisi seperti ini dapat menghambat produktivitas kerja karyawan.

Solusi Pengelolaan Arsip Vital

Salah satu metode untuk menghindari risiko kerusakan arsip meskipun sering digunakan adalah duplikasi arsip melalui proses alih media. Alih media adalah proses merubah arsip cetak menjadi bentuk digital. Digitalisasi yang dimaksud bukan berarti meniadakan arsip vital yang asli (berbentuk cetak). Arsip asli tetap disimpan dengan aman untuk meminimalisir penggunaannya. Sedangkan pengelolaan arsip vital untuk keperluan operasional bisnis sehari-hari berfokus pada arsip digital.

Pengelolaan arsip vital secara digital dapat meminimalisir penggunaan arsip cetak yang asli. Berbeda dengan arsip cetak, arsip digital yang digunakan sehari-hari akan terus sama kondisi dan isinya. Hal ini karena arsip digital tidak terpengaruh oleh berbagai ancaman kerusakan yang disebabkan oleh jamur, kelembaban, atau faktor fisik lainnya. Dengan begitu, kondisi arsip tidak akan berubah meskipun digunakan dengan intensitas yang tinggi.

Selain lebih aman, digitalisasi arsip vital dapat mewujudkan sistem pengelolaan arsip vital yang lebih cepat, efisien, mudah diakses, serta minim risiko. Karyawan tidak perlu mencari dokumen yang dibutuhkan di antara tumpukan arsip lainnya. Dokumen yang dibutuhkan dapat diakses melalui perangkat komputer yang ada di meja kerja karyawan. Pencarian dokumen juga dapat dilakukan dengan mudah dan cepat menggunakan fitur pencarian. Semua kebutuhan pengelolaan arsip juga dapat dilakukan dengan mudah melalui aplikasi.

Keamanan Arsip Digital

Meskipun semua pihak sudah memahami manfaat dari pengelolaan arsip vital secara digital, tidak sedikit yang masih ragu untuk menerapkannya. Salah satu alasannya adalah karena arsip digital dianggap tidak aman dan mudah diretas. Namun apakah benar seperti itu?

Meskipun arsip menjadi lebih mudah diakses, bukan berarti sistem keamanan arsip digital lemah. Perkembangan teknologi arsip digital juga dibarengi dengan sistem keamanan yang semakin handal. Berbagai fitur keamanan seperti password, enkripsi, manajemen hak akses, dan sebagainya dapat dimanfaatkan untuk melindungi arsip vital dari akses ilegal.

Menjaga dan merawat kondisi arsip vital sangat penting bagi setiap entitas bisnis karena hilang atau rusaknya arsip vital dapat berdampak pada terganggunya operasional bisnis perusahaan. Oleh karena itu, digitalisasi arsip vital dapat dijadikan sebagai solusi untuk mewujudkan sistem pengelolaan arsip vital yang lebih cepat, efisien, mudah diakses, serta minim risiko. PrimaDoc dapat membantu perusahaan Anda menyediakan aplikasi penyimpanan arsip digital sekaligus mengelola arsip vital secara aman dan efisien. Dapatkan layanan terbaik dari PrimaDoc untuk menangani arsip vital perusahaan Anda dan hubungi tim marketing PrimaDoc secepatnya! (Septiani)