Minimalisir Kerusakan Arsip Vital dengan Digitalisasi
Arsip vital perusahaan Anda masih berbentuk lembaran cetak? Ubah jadi bentuk digital sekarang juga, jangan tunggu sampai rusak!
Menjaga arsip vital organisasi dan perusahaan adalah suatu kewajiban yang harus dilakukan arsiparis dengan dipantau oleh kepala kearsipan. Hal ini sesuai dengan isi Peraturan Kepala Anri No. 49 tahun 2015 tentang pengelolaan arsip vital.
Memang sebagai dokumen berharga yang tak tergantikan dan fungsinya yang menjadi syarat atas berlangsungnya kegiatan dan kelembagaan, arsip vital sudah sepantasnya mendapat perhatian lebih untuk kepentingan fundamental pemilik arsip itu sendiri. Perusahaan tak boleh abai dengan hal ini dan perlu mengupayakan strategi dengan sistem yang lebih efektif untuk pemeliharaannya.
Lantas, apa Langkah yang dapat dilakukan untuk mewujudkan hal tersebut? Temukan jawabannya pada poin-poin di bawah ini!
Faktor-faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan arsip dapat terjadi karena berbagai hal. Secara keseluruhan, ANRI membaginya ke dalam beberapa faktor yang terdiri dari: faktor biotik, kimiawi, fisis, dan mekanis.
Faktor biotis mencakup ancaman yang dating dari organisme hidup, seperti jamur, rayap dan serangga lainnya, atau tikus. Sedangkan ancaman kimiawi datang dari interaksi kimia yang terjadi pada dokumen dan interaksinya dengan unsur-unsur sekitar, seperti contohnya: kertas yang menjadi asam, menguning bahkan rapuh.
Terkena air, terbakar, melapuk, adalah contoh sederhana dari risiko yang bersifat fisis. Bahkan, dilansir dari Universitas Terbuka, faktor kelembaban ruangan, cahaya matahari, dan suhu sekalipun lambat laun dapat mengubah kualitas bahan dokumen cetak. Rentetan risiko tersebut bahkan belum termasuk risiko mekanis yang dapat terjadi akibat kelalaian pengelola arsip, pencurian, hingga bentuk-bentuk kejahatan vandalisme.
Pentingnya Menjaga Arsip Vital Perusahaan dengan Digitalisasi
Setelah memahami berbagai ancaman yang dapat merusak arsip, PrimaDoc menghimbau Anda untuk tidak lagi memandang sebelah mata pemeliharaan arsip vital perusahaan. Saat ini, cara terbaik untuk mengamankan dokumen vital adalah dengan mengubahnya menjadi bentuk elektronik melalui proses digitalisasi.
Proses digitalisasi atau alih media dokumen umumnya dilakukan dengan cara pemindaian, baik secara mandiri maupun dengan bekerja sama dengan vendor penyedia layanan alih media arsip seperti PrimaDoc. Berikutnya, arsip elektronik tersebut dikelola dengan sistem yang berbasis komputer.
Upaya digitalisasi arsip vital sebagai bentuk pemeliharaan dan pengelolaan juga telah dihimbau oleh ANRI di dalam Perka no. 41 tahun 2016. Di dalam peraturan ini, pemilik arsip disarankan membuat salinan elektronik untuk arsip vital dan menyimpan serta mengelolanya secara terpisah dari dokumen aslinya. Cara ini dilakukan agar pengambilan dokumen digital terkait dapat dilakukan secara leluasa tanpa mengganggu penyimpanan dokumen asli.
Lalu, apa solusi bagi perusahaan yang ingin mengimplementasikan himbauan ini?
PrimaDoc, Solusi Digitalisasi Arsip Digital Anda
Bekerja sama dengan PrimaDoc, vendor Document Management System (DMS) yang menyediakan jasa alih media arsip dari dokumen cetak menjadi dokumen elektronik dapat menjadi solusi paling efisien bagi Anda dan tim arsiparis perusahaan. Tak hanya mampu memahami ekspektasi perusahaan, dengan profesionalisme dan pengalaman selama bertahun-tahun, PrimaDoc dapat menjamin proses eksekusi yang lebih cepat dengan kualitas file yang sangat baik.
Dengan demikian, Anda tak perlu khawatir lagi dengan hal-hal yang dapat merusak arsip vital Anda. Namun ini tak berarti arsip yang sudah terlanjur rusak tidak memiliki kesempatan untuk dipulihkan.
Arsip vital perusahaan dengan kondisi yang tak lagi baik tetap dapat tetap diupayakan pemulihannya dan diubah menjadi arsip digital. Upaya pemulihan ini tentunya juga dimiliki oleh tim PrimaDoc dengan berbagai metode yang telah teruji. Usai informasi pada dokumen berhasil didapatkan dan dipulihkan, langkah berikutnya barulah mem-backup dan menyimpan secara permanen dalam sistem elektronik perusahaan.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut tentang komitmen PrimaDoc menjaga arsip vital perusahaan Anda? Cari tahu lebih banyak dan bantu tim PrimaDoc memahami kebutuhan kearsipan Anda dengan menghubungi kami melalui link WhatsApp ini! (Deanita)
