DMS: Optimalkan Konektivitas Digital Perusahaan Anda
Untuk mendukung rencana pemerintah dalam menghubungkan seluruh wilayah dengan internet, konektivitas digital dilengkapi teknologi yang tepat sangat dibutuhkan.
Permasalahannya, keberadaan konektivitas digital ini tidak lantas menjadikan perusahaan dapat sepenuhnya bertransformasi secara digital, terutama dalam proses pengelolaan arsip.
Kita masih dapat menemui banyak perusahaan yang bertahan dengan cara konvensional untuk mengelola arsip fisik. Padahal penetrasi digital sudah cukup meluas di tanah air.
Jika Anda adalah salah satu dari banyak perusahaan tersebut, maka Anda perlu mempertimbangkan opsi untuk beralih menggunakan konsep pengelolaan arsip digital.
Bagaimana cara untuk memulainya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Mengenal Apa itu Konektivitas Digital
Perlu Anda pahami, bahwa konektivitas digital merujuk pada konsep keterhubungan antar orang, organisasi atau juga sistem pemerintahan sudah sepenuhnya didukung oleh teknologi digital. Keberadaannya dapat dirasakan dengan adanya kecepatan data sharing yang meningkat dan juga jaringan yang tidak terbatas yang menghubungkan setiap wilayah.
Dapatkah Konektivitas Digital Menjadi Solusi?
Pada bulan Februari 2022 yang lalu, juru bicara untuk Kementerian Komunikasi dan Informasi (Kemenkominfo) menyebutkan bawah konektivitas digital adalah salah satu solusi agar pemulihan ekonomi pasca pandemi yang menggempur Indonesia sejak 2020 dapat dipercepat.
Mengapa demikian? Menurut Kemenkominfo, sektor teknologi informasi dan komunikasi mencatatkan pertumbuhan positif meskipun adanya pandemi.
Hal ini membuktikan bahwa konektivitas digital memang benar-benar dapat menjadi solusi jangka panjang agar pertumbuhan ekonomi dalam negeri tidak terhambat.
Untuk itu, pemerintah terus mempercepat pembangunan infrastruktur digital pada semua wilayah agar keterhubungan secara digital yang lebih merata dapat tercapai.
Salah satunya dengan memperluas koneksi 4G pada 12.548 desa dan kelurahan untuk mempercepat proses akses data dari wilayah tertinggal, yang tentunya dapat menguntungkan bagi perusahaan yang memiliki banyak cabang.
Optimalisasi Konektivitas Digital dengan Efektivitas Kearsipan
Mengapa kearsipan perlu dioptimalisasi dengan adanya konektivitas digital?
Tentunya pertanyaan ini akan muncul pada benak Anda dan hal tersebut sangatlah wajar, karena belum semua perusahaan memahami bahwa kearsipan adalah ‘otak’ dari sebuah organisasi.
Kita ambil contoh analogi seperti ini:
Ada seseorang yang memiliki banyak teman dan juga kenalan di mana-mana dan disenangi oleh lingkungannya. Akan tetapi, orang tersebut kesulitan untuk mengingat detail penting dari setiap kenalannya tersebut. Padahal semua kenalannya tersebut dapat mendatangkan keuntungan padanya.
Akhirnya, untuk membantunya lebih mudah untuk mengingat setiap orang, maka ia pun membuat catatan pada smartphone miliknya dan kemudian menyimpannya pada memori eksternal yang dapat terus diakses meskipun sedang jauh dari smartphone.
Hal tersebut mirip dengan sebuah perusahaan yang telah diperkaya dengan konektivitas digital yang sudah maju, tetapi sistem pengelolaan arsip yang jadi pusat dokumentasinya masih terbatas, karena hanya mengandalkan pengelolaan arsip fisik yang kurang efisien.
Untuk mengatasi keterbatasan tersebut, maka solusi berbasis teknologi seperti Document Management System (DMS) dibutuhkan. Aplikasi DMS dapat diibaratkan sebagai memori eksternal yang dapat Anda akses dari mana saja.
Siapa saja yang Membutuhkan Aplikasi DMS?
Pada dasarnya, aplikasi DMS dibutuhkan oleh semua perusahaan. Akan tetapi, di tengah konektivitas digital yang terus digenjot, perusahaan dengan banyak cabang yang berada di wilayah terpelosok adalah yang paling diuntungkan.
Dengan adanya aplikasi DMS untuk mempermudah akses dokumen pada semua cabang, nantinya pusat informasi dapat dikontrol dengan lebih efisien melalui server terpusat.
Meskipun begitu, setiap cabang tetap memiliki independensi untuk mengakses dokumen untuk cabang masing-masing, karena aplikasi DMS seperti yang dimiliki PrimaDoc memiliki fitur untuk membatasi hak akses dari setiap user.
Dengan begitu, semua arsip dokumen yang dimiliki perusahaan Anda lebih aman dari bahaya pencurian dan kebocoran data yang dapat merugikan bisnis Anda.
Tidak hanya itu, aplikasi DMS dari PrimaDoc bahkan memiliki web based app yang memungkinkan akses dasbor DMS dilakukan dari jarak jauh, hanya dengan menggunakan laptop atau komputer yang telah terhubung dengan internet.
Jadi, sudah saatnya mendukung konektivitas digital perusahaan Anda dengan solusi kearsipan yang lebih baik dari PrimaDoc.
Ingin mengetahui lebih lanjut mengenai solusi berbasis teknologi ini? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! (Pradana)
