Digitalisasi Dokumen Catatan Distribusi Obat dengan PrimaDoc
Dalam industri farmasi, digitalisasi dokumen merupakan solusi yang tepat untuk mengatasi rumitnya metode distribusi obat, terutama ke wilayah terpencil di Indonesia. Sayangnya, belum semua perusahaan farmasi bersedia menerapkan solusi ini, baik karena alasan investasi yang dianggap terlampau besar hingga kendala sumber daya manusia.
Benarkah digitalisasi dokumen untuk industri farmasi sesuai dengan stigma yang beredar di masyarakat? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, berikut adalah ulasan selengkapnya!
Mengenal Mitos Mengenai Digitalisasi Dokumen Farmasi
Saat ini, masih banyak beberapa anggapan yang salah atau mitos mengenai digitalisasi dokumen yang beredar di masyarakat, baik untuk industri farmasi maupun industri lainnya. Beberapa mitos tersebut antara lain:
- Fokus pada pemindaian (scanning)
Masih banyak orang yang menganggap fokus utama dari digitalisasi dokumen adalah saat scanning dan mengubah format dokumen dari fisik menjadi digital. Meskipun hal tersebut tidak sepenuhnya salah, tetapi scanning merupakan salah satu elemen saat alih media dokumen saja. Selebihnya, digitalisasi mencakup aktivitas yang lebih luas untuk pengelolaan dokumen, sehingga dapat digunakan dengan lebih efisien dan optimal.
Oleh karena itu, anggapan bahwa digitalisasi dokumen terbatas hanya pada scanning saja harus kita singkirkan. Jika tidak, nantinya Anda akan hanya fokus pada pengubahan format dokumen saja dan tidak memperhatikan sistem pengelolaan yang efektif. Padahal hal tersebut juga tidak kalah pentingnya dan menjadi tujuan utama dari penggunaan dokumen digital.
- Biaya yang mahal dan prosesnya rumit
Jika kita berbicara beberapa tahun yang lalu, mungkin mitos ini ada benarnya. Akan tetapi, dengan adanya teknologi yang semakin maju, biaya yang dibutuhkan untuk digitalisasi dokumen juga ikut menurun, sehingga biaya investasi yang dikeluarkan lebih terukur.
Prosesnya pun menjadi lebih sederhana, khususnya jika Anda menggunakan solusi Document Management System (DMS) dari PrimaDoc, yang sudah siap dipakai oleh industri farmasi untuk mengelola dokumen catatan distribusi obat dengan lebih efisien.
- Menggunakan peralatan yang super canggih
Tidak perlu membayangkan sistem yang super canggih layaknya di film science fiction, karena kini digitalisasi dokumen tidak lagi menggunakan peralatan super canggih. Jika Anda menggunakan PrimaDoc, prosesnya juga terbilang lebih mudah dan sederhana, tanpa melibatkan terlalu banyak campur tangan manusia melalui ketersediaan aplikasi berbasis web browser yang dapat diakses dari mana saja.
Cara Digitalisasi Dokumen Membantu Pengelolaan Dokumen Farmasi
Bagi perusahaan farmasi, keberadaan dokumen yang berisikan informasi dan catatan distribusi obat tidak boleh sampai hilang, karena dapat berpengaruh pada cash flow perusahaan. Oleh sebab itu, digitalisasi dokumen dengan aplikasi PrimaDoc dapat menjadi solusinya.
Setelah sebelumnya Anda mengetahui beberapa mitos mengenai digitalisasi dokumen yang kerap kali muncul, Anda juga perlu mengetahui bagaimana digitalisasi bersama PrimaDoc dapat menjadi solusi bagi perusahaan farmasi. Adapun fungsinya bagi distribusi obat-obatan sebagai berikut:
- Menyimpan dokumen secara online, sehingga pencarian kembali informasi yang dibutuhkan menjadi lebih cepat dan juga akurat, tanpa perlu membongkar dokumen terlebih dahulu.
- Monitoring dokumen secara real time, yang dapat dimanfaatkan perusahaan farmasi untuk melacak dokumen distribusi obat-obatan dan mengetahui user yang menggunakannya.
- Distribusi informasi yang konsisten, sehingga Anda dapat menghindari risiko terjadinya kesalahan informasi saat proses distribusi, karena dokumen yang diunggah sebelumnya telah diotentikasi oleh kepala departemen atau pihak yang berwenang.
- Dapat diakses dari mana saja, yang sangat cocok diterapkan oleh perusahaan farmasi yang memiliki cabang industri di banyak kota, sehingga setiap cabang memiliki informasi yang dibutuhkan untuk distribusi obat-obatan yang lebih efisien.
- Langkah mitigasi bencana, khususnya untuk menghadapi bencana alam yang tidak terduga.
- Menjamin keamanan data, karena aplikasi PrimaDoc dilengkapi dengan teknologi enkripsi terkini, dokumen farmasi yang Anda miliki tidak dapat diakses oleh sembarang orang.
Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk memanfaatkan aplikasi PrimaDoc untuk membantu digitalisasi dokumen catatan distribusi obat-obatan yang Anda miliki. PrimaDoc juga menyediakan aplikasi demo yang dapat Anda coba terlebih dahulu untuk memastikan agar kegunaannya sesuai dengan kebutuhan Anda.
Tertarik untuk mengetahui lebih lanjut? Hubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga untuk informasi selengkapnya mengenai solusi yang tepat bagi pengelolaan dokumen farmasi! (Pradana)
