Membangun Fondasi Kuat dengan Alih Daya Document Control

Tahukah Anda, perusahaan yang memiliki pengelolaan dokumen yang terorganisir dengan baik memiliki potensi untuk berkembang secara lebih eksponensial? Fakta ini tidak berlebihan jika kita mengulas kembali aktivitas manajemen dokumen yang memiliki peran vital di organisasi maupun perusahaan. Kabar baiknya, kini untuk mencapai hal tersebut, perusahaan Anda tak perlu membebankan tugas tersebut kepada tim internal, sebab, terdapat layanan jasa alih daya document control yang mampu menjamin aktivitas pengelolaan dokumen yang lebih terjaga. 

Apa itu alih daya document control?

Anda mungkin sudah familiar dengan istilah outsourcing, sebuah pengalihan tanggung jawab untuk mengelola dan menindaklanjuti tugas maupun kegiatan tertentu pada perusahaan kepada pihak ketiga profesional. Layanan outsourcing ini umumnya banyak meliputi bidang penjualan dan marketing. Namun, ada juga yang bergerak di bidang kearsipan, yaitu alih daya document control. 

Jasa outsourcing untuk tujuan mengelola dokumen memiliki istilah alih daya kearsipan yang meliputi seluruh kegiatan seputar document control, manajemen arsip vital dan terjaga, hingga penyimpanan hingga preservasi dokumen. Perusahaan dapat menentukan sendiri sejauh apa tugas yang akan dialihkan kepada vendor professional melalui sebuah kontrak kerja. Dengan demikian, Anda dapat menyesuaikan anggaran dan kebutuhan kantor secara cermat. 

Perusahaan penyedia jasa alih daya document control seperti PrimaDoc umumnya memiliki tim ahli yang terampil, berpengalaman, dan memiliki kualifikasi profesional dari lembaga terkait, seperti bersertifikasi Arsip Nasional republik indonesia (ANRI) atau Organisasi Internasional untuk Standardisasi(ISO). Dengan demikian, Anda tak perlu khawatir dengan kualitas pelayanan dan keamanannya, sebab hal tersebut sudah terjamin dan memiliki dasar etika yang jelas.

Alih daya untuk fondasi pengelolaan dokumen yang kuat

Alih daya document control adalah langkah strategis yang dapat membantu organisasi membangun fondasi yang kuat dalam pengelolaan dokumen. Oleh sebab itu, mengintegrasikan jasa layanan ini adalah langkah strategis yang tepat. Namun, sebelum itu, terdapat beberapa tahapan yang perlu anda persiapkan agar pelayanan tepat sasaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan kapasitas anggarannya. Berikut adalah beberapa langkah yang dapat Anda persiapkan: 

1. Identifikasi Kebutuhan: Pertama-tama, identifikasi kebutuhan spesifik organisasi Anda dalam pengelolaan dokumen. Apa jenis dokumen yang perlu diatur? Bagaimana alur kerja dokumen saat ini? Apa masalah yang ingin Anda selesaikan dengan alih daya document control?
2. Pilih Mitra yang Tepat: Cari mitra pengalihan dokumen yang memiliki pengalaman dan rekam jejak yang solid dalam pengelolaan dokumen. Pastikan mereka memiliki sistem yang aman dan kompatibel dengan kebutuhan teknologi dan keamanan Anda. Pastikan juga mitra alih daya document control yang akan Anda pilih memiliki standar pelayanan dan manajemen yang jelas untuk menjamin kualitas yang akan Anda dapatkan.
3. Rencanakan Implementasi: Buat rencana implementasi yang jelas dan terstruktur. Tentukan timeline, tujuan, dan tanggung jawab masing-masing pihak yang terlibat dalam proses alih daya document control. Pastikan semua aspek Anda tentukan dengan rinci agar kontrak kerja jelas dan pengerjaan oleh vendor tepat.

Itulah cara menguatkan fondasi pengelolaan dokumen di perusahaan atau instansi tempat Anda bekerja. Anda dapat melakukan ketiga persiapan tersebut bersama tim kantor Anda maupun mengonsultasikan kepada PrimaDoc selaku penyedia jasa alih daya document control yang telah berpengalaman selama belasan tahun mendampingi berbagai instansi maupun perusahaan lintas sektor. Diskusikan masalah pengelolaan dokumen kantor Anda bersama PrimaDoc hari ini juga!