Jaga kestabilan perusahaan Retail Anda dengan Sistem Manajemen Docs

Dalam perusahaan retail, implementasi sistem manajemen dokumen yang baik sangatlah dibutuhkan untuk mendukung efisiensi dan efektivitas bisnis. Apalagi jika Anda memiliki perusahaan retail dengan banyak cabang, tentunya kombinasi sentralisasi dan desentralisasi data mampu menjadikan pengambilan keputusan strategis untuk meningkatkan pendapatan menjadi lebih cepat.

Selain itu, sistem manajemen dokumen yang baik juga dapat Anda manfaatkan untuk menjaga kestabilan perusahaan retail yang dikelola. Bagaimana caranya? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Mengapa Sistem Manajemen Dokumen yang Baik Dibutuhkan?

Sebelum Anda mengetahui cara untuk menjaga kestabilan dengan memanfaatkan sistem manajemen dokumen yang baik, Anda perlu mengetahui alasan di balik pentingnya kehadiran sistem pengelolaan arsip yang dapat diandalkan oleh perusahaan retail yang Anda kelola. Berikut adalah beberapa di antaranya:

Manajemen data perusahaan yang terintegrasi

Anda mungkin seringkali mendengar tentang istilah ‘integrasi data’. Sebenarnya integrasi data merujuk pada proses penggabungan dua atau lebih data dari berbagai sumber melalui sebuah sistem agar setiap data dan informasi tersimpan dan terjaga dengan baik pada media server yang berfungsi sebagai pusat data bagi seluruh dokumen yang Anda miliki.

Kehadiran sistem manajemen dokumen yang baik tentunya dapat mempermudah hal tersebut. Dengan adanya sistem yang tepat dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan, pengelolaan dokumen menjadi lebih efisien dan integrasi data pun dapat diwujudkan.

Proses pencatatan kebijakan bisnis lebih efektif

Kehadiran sistem manajemen dokumen yang baik juga mampu untuk membantu Anda dalam mendokumentasikan seluruh kebijakan atau juga keputusan bisnis dengan lebih efektif. Anda dapat memanfaatkan sistem ini untuk otentikasi dokumen secara langsung kepada pimpinan, lalu dilanjutkan dengan mengatur hak akses bagi karyawan yang membutuhkan informasi terkait kebijakan atau SOP agar operasional bisnis dapat berjalan dengan baik.

Menyimpan dokumen inaktif dengan lebih mudah

Tahukah Anda? Setiap perusahaan diwajibkan untuk menyimpan dokumen inaktif selama kurun waktu minimal 10 tahun, tidak terkecuali bagi perusahaan retail. Dengan adanya sistem manajemen dokumen yang baik, Anda dapat melakukan pengaturan jadwal retensi dokumen dengan lebih mudah. Apalagi jika Anda menggunakan aplikasi DMS dari PrimaDoc, yang dilengkapi fitur pengaturan retensi secara otomatis, tentunya proses penyimpanan dokumen inaktif menjadi lebih mudah.

Memanfaatkan Sistem Manajemen Dokumen untuk Jaga Kestabilan Bisnis

Setelah mengetahui alasan dan juga peran penting sistem manajemen dokumen yang baik bagi perusahaan retail, selanjutnya Anda pun perlu mengetahui tentang implementasi dari sistem ini untuk membantu Anda dalam menjaga kestabilan perusahaan retail. Beberapa di antaranya adalah:

Menjaga anggaran tetap stabil, karena Anda tidak lagi membutuhkan biaya untuk kertas dan tinta printer, penghematan anggaran agar operasional bisnis tetap efisien pun dapat diwujudkan.

Monitoring dokumen dari mana saja, sehingga Anda tidak perlu khawatir jika sewaktu-waktu membutuhkan suatu dokumen, karena seluruh dokumen tersedia secara digital.

Data sharing antar cabang lebih cepat, agar pembuatan strategi bisnis di setiap cabang menjadi lebih cepat, sehingga Anda tidak akan kalah dari kompetitor.

Solusi Sistem Manajemen Dokumen dari PrimaDoc

Saat ini, PrimaDoc juga menyediakan solusi sistem manajemen dokumen yang baik dan dapat Anda andalkan. Dengan dilengkapi dengan aplikasi web based, Anda dapat mengakses setiap dokumen yang dibutuhkan melalui browser, tanpa perlu instalasi khusus yang dapat menyulitkan. Selain itu, PrimaDoc juga memiliki tim online maintenance yang siap membantu Anda setiap dibutuhkan.

Jadi, tidak perlu ragu lagi untuk menjadikan solusi dari PrimaDoc sebagai pilihan Anda. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya! (Pradana)