Tugas Pokok Arsiparis yang Harus Anda Ketahui

Tugas pokok arsiparis bukan hanya sekadar mengelola arsip, tapi ada banyak tugas lain yang harus diketahui agar staf bagian kearsipan yang memiliki tanggung jawab sebagai seorang arsiparis lebih bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan. Dengan begitu, pengelolaan arsip juga dapat dilakukan dengan lebih maksimal tanpa perlu mengorbankan kredibilitas dan juga kode etik arsiparis yang berlaku di Indonesia.

Lantas, apa sebenarnya pengertian, kategori, dan juga tugas pokok arsiparis tersebut? Melalui artikel berikut ini, PrimaDoc akan mengajak Anda untuk mengenal lebih dalam mengenai profesi yang cukup krusial dalam bidang kearsipan. Berikut adalah penjelasan selengkapnya!

Pengertian Arsiparis

Secara umum, arsiparis adalah sebutan untuk seseorang yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan, yang diperoleh dari pelatihan kearsipan dan/atau pendidikan khusus kearsipan. Profesi ini memiliki tanggung jawab yang cukup kompleks dan berkaitan dengan bagian arsip di sebuah organisasi, baik itu perusahaan atau juga instansi pemerintahan.

Selain itu, tugas pokok arsiparis juga tidak kalah rumit, sehingga membutuhkan keterampilan khusus dan tidak dapat dilakukan sembarang orang. Oleh karena itu, Anda disarankan untuk mempekerjakan staf khusus untuk bagian kearsipan dan tidak mencampur tanggung jawab pekerjaannya dengan yang lain, agar pengelolaan arsip jadi lebih maksimal.

Meskipun begitu, jumlah arsiparis di Indonesia belum terlalu banyak. Per tahun 2017 saja jumlah arsiparis hanya mencapai 2,5% dari total ahli yang dibutuhkan. Bahkan, pemerintah juga mengeluhkan jumlah arsiparis yang masih kurang dari standar, karena jumlahnya baru mencapai 3.525 orang dari perkiraan kebutuhan sebanyak 142.760 orang di tingkat pemerintahan pusat, maupun daerah.

Keahlian yang Dibutuhkan Arsiparis

Sebelum membahas lebih lanjut mengenai tugas pokok arsiparis, Anda juga perlu mengetahui tentang keahlian dan pengetahuan apa saja yang dibutuhkan untuk menjadi seorang arsiparis yang handal dan terpercaya. Beberapa di antaranya adalah:

Kemampuan berpikir sistematis
Analytical thinking yang baik
Kemampuan manajerial arsip yang mumpuni
Komunikasi yang lugas dan mudah dimengerti
Dapat menyelesaikan masalah dengan tepat (problem solving)
Keterampilan administratif dalam bidang kearsipan

Kategori Jabatan Arsiparis dalam Bidang Kearsipan

Selain mengenal tugas pokok arsiparis, Anda juga perlu mengetahui tentang klasifikasi dari jabatan arsiparis yang masih jarang diketahui. Biasanya profesi arsiparis dapat terbagi menjadi 2 kategori, yaitu:

Arsiparis ahli, adalah arsiparis dengan kualifikasi profesional di bidang kearsipan, dengan jenjang karir yang terdiri dari arsiparis pertama, arsiparis muda, arsiparis madya, dan arsiparis utama.
Arsiparis terampil, yang merupakan arsiparis yang tidak hanya memiliki keahlian di bidang kearsipan saja, tapi juga kompetensi teknis atau penunjang profesional. Jenjang karirnya mulai dari Arsiparis Pelaksana, Arsiparis Pelaksana Lanjutan, dan juga Arsiparis Penyelia.

Tugas Pokok Arsiparis yang Jarang Diketahui

Seperti yang telah sedikit dibahas, tugas pokok arsiparis tidak hanya sekedar mengelola arsip agar tidak rusak atau hilang saja, tetapi juga menjaga kerahasiaan dari informasi yang terkandung di dalamnya agar tidak jatuh ke tangan yang tidak bertanggung jawab. Hal ini sangat dibutuhkan, mengingat informasi yang tertera bisa jadi berhubungan dengan rahasia negara atau juga perusahaan.

Di sisi lain, merujuk pada Pasal 2 Ayat (2) Peraturan Kepala (PERKA) ANRI Nomor 43 Tahun 2015, ada beberapa tugas pokok arsiparis yang masih jarang diketahui oleh masyarakat, meliputi:

Pengelolaan arsip dinamis
Pengelolaan arsip statis
Pembinaan kearsipan bagi staf kearsipan lainnya
Pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi yang dibutuhkan

Tidak hanya tugas pokok arsiparis saja, tapi ada beberapa tugas tambahan lain yang tidak kalah penting untuk dilakukan. Menurut Pasal 2 Ayat (3) PERKA ANRI Nomor 43 Tahun 2015, tugas tambahan tersebut antara lain:

Melakukan kajian atau analisis kearsipan dalam bentuk policy brief.
Berperan serta dalam kegiatan ilmiah dalam bidang kearsipan, baik nasional maupun internasional.
Menemukan dan melakukan pengembangan teknologi tepat guna di bidang kearsipan, termasuk inovasi terbaru dalam pengelolaan arsip.
Menjadi anggota dalam tim penilai kinerja jabatan arsiparis.
Menjadi anggota dalam organisasi profesi arsiparis, baik nasional maupun internasional.
Memperoleh gelar kesarjanaan di luar bidang kearsipan yang sederajat.
Memperoleh penghargaan, tanda jasa kehormatan atau juga penghargaan lainnya.
Ikut mengajar atau melatih staf lain di bidang kearsipan.
Menulis karya ilmiah di bidang kearsipan untuk tujuan riset.
Membantu penyuluhan, Bimbingan Teknis (BIMTEK), modul diklat kearsipan dan sosialisasi;
Melakukan penyusunan dan penyiapan bahan materi untuk pelatihan kearsipan
Melaksanakan tugas lain yang berkaitan dengan tugas pokok jabatannya.

Itulah penjelasan lengkap tentang apa itu arsiparis dan juga tugas pokok arsiparis yang masih jarang diketahui oleh masyarakat. Mengingat tugas pokok arsiparis yang cukup banyak, maka staf dengan keterampilan khusus sebagai arsiparis sangatlah dibutuhkan.
Akan tetapi, jika Anda kesulitan untuk mencari arsiparis dengan kemampuan yang baik, PrimaDoc dapat menjadi solusinya! Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam pengelolaan arsip, PrimaDoc menyediakan layanan untuk mengelola arsip yang dilakukan oleh arsiparis profesional. Dengan begitu, tugas pokok arsiparis di atas dapat Anda serahkan pada PrimaDoc. Tertarik dengan layanan ini? Hubungi kami sekarang juga untuk informasi selengkapnya!(Pradana)