Solusi Kekinian untuk Penyimpanan Arsip Bisnis Properti
Dalam bisnis properti, terdapat berbagai dokumen-dokumen penting yang menunjukan tentang bukti transaksi hingga kepemilikan tanah, memiliki sistem kearsipan yang handal dan mudah diakses merupakan keuntungan tersendiri. Misalnya dalam menghadapi permasalahan sengketa tanah, seringkali menjadi masalah yang rumit ketika sistem kearsipan dilakukan secara manual. Mencari arsip bisnis properti yang dibutuhkan sebagai bukti kepemilikan seringkali membutuhkan waktu yang cukup lama. Petugas arsip harus memilah-milah dokumen yang dibutuhkan di antara tumpukan kertas yang tinggi. Belum lagi jika ada dokumen yang rusak, tidak lengkap, atau bahkan hilang.
Membayangkan betapa rumitnya pengurusan dokumen fisik di tengah perkembangan teknologi seperti saat ini, pengelolaan arsip bisnis properti harus mulai menggunakan alternatif lain yang lebih efisien. Terlebih melihat bahwa masyarakat saat ini, khususnya generasi milenial dan Z yang menjadi pangsa pasar properti terbesar saat ini, cenderung tidak suka dengan prosedur yang terlalu berbelit. Lalu seperti apa penyimpanan arsip bisnis properti yang cocok dengan kondisi di masa sekarang?
Digitalisasi, Solusi Penyimpanan Arsip Bisnis Properti
Ketika teknologi sedang mengalami perkembangan pesat dan berbagai sektor industri sudah mulai bersiap menyambut era industri 4.0, pengelolaan arsip perusahaan tidak dapat jika terus bertahan dengan cara lama yang manual. Presiden Republik Indonesia, Bapak Joko Widodo, pada pidatonya di acara Malam Puncak Peringatan Hari Kearsipan ke-50 tanggal 9 Juni 2021 lalu bahkan menghimbau untuk meninggalkan cara lama pengelolaan arsip yang tidak efisien, lamban ditemukan dan penyimpanannya yang tersebar ke mana-mana.
Sebagai salah satu bisnis yang memiliki peran penting dalam pembangunan dan perekonomian di Indonesia, sektor properti juga harus mulai meninggalkan cara pengelolaan arsip yang konvensional itu. Perkembangan teknologi telah menawarkan pengelolaan arsip bisnis properti secara digital. Cara ini akan membuat pengelolaan arsip dapat lebih efisien, mudah dan cepat. Digitalisasi arsip juga menjadi langkah awal bagi industri properti untuk beradaptasi dan menghadapi era industri 4.0.
Keuntungan Digitalisasi Arsip Bisnis Properti
Ketika perusahaan menerapkan digitalisasi arsip, maka dokumen tidak lagi selalu dicatat di atas kertas, namun disimpan secara digital. Penyimpanan dokumen secara digital ini membuat penggunaan kertas dapat diminimalisir. Akses terhadap dokumen juga dapat dilakukan secara digital melalui perangkat komputer atau bahkan smartphone. Lalu apa keuntungan yang dapat didapatkan perusahaan properti ketika melakukan digitalisasi arsip?
1. Dokumen mudah dicari
Seperti yang sudah disinggung sebelumnya, digitalisasi arsip bisnis properti memudahkan pencarian dokumen yang dibutuhkan. Bagian administrasi tidak perlu masuk ke gudang arsip, mencari tumpukan kategori dokumen yang dicari, dan mencari dokumen satu persatu. Dokumen dapat dengan mudah ditemukan hanya dengan duduk di depan komputer.
2. Dokumen dapat di akses di mana pun tempatnya
Saat ini, perkembangan internet memungkinkan sistem penyimpanan arsip digital berbasis cloud. Hal ini memungkinkan dokumen dapat diakses dimanapun dan kapanpun selama perangkat yang digunakan terhubung dengan internet dan memiliki akses data ke dokumen yang dimaksud.
Kemudahan akses arsip bisnis properti juga memungkinkan perusahaan dapat memberikan prosedur administrasi yang lebih mudah dan praktis bagi pembeli. Pelayanan dapat dilakukan dengan lebih cepat dan tidak bertele-tele, tidak seperti saat masih menerapkan sistem penyimpanan arsip yang konvensional.
3. Keamanan yang lebih terjamin
Meskipun mudah untuk diakses, bukan berarti dokumen digital mudah untuk dicuri atau diakses pihak lain yang tidak memiliki wewenang. Perkembangan teknologi arsip digital juga dibarengi dengan hadirnya berbagai fitur keamanan dokumen mulai dari password, enkripsi data, pembatasan akses, dan sebagainya. Admin dapat mengatur siapa saja yang berhak dan dapat mengakses data. Berbagai fitur keamanan yang tersedia dapat lebih menjamin keamanan dokumen dibandingkan disimpan di dalam gudang, yang rawan hilang, rusak atau terselip.
4. Bebas dari lapuk, rayap, kebocoran, kebanjiran, sobek, dan ancaman kerusakan lainnya
Seperti yang kita tahu, dokumen kertas yang disimpan di gudang penyimpanan juga dapat mengalami kerusakan. Entah menguning, digerogoti rayap, lapuk, terkena rembesan atau bocor, tinta yang luncur, lecek, hingga sobek. Hal tersebut tidak berlaku pada arsip bisnis properti digital. Kondisi arsip akan tetap sama bahkan dalam jangka waktu yang lama. Anda bahkan dapat membuat back-up data sebagai antisipasi terhadap hal-hal yang tidak diharapkan di masa mendatang.
Sistem penyimpanan berbasis digital seperti PrimaDoc dapat dimanfaatkan oleh perusahaan properti untuk mendukung pengelolaan arsip yang lebih praktis dan aman. Didukung dengan berbagai fitur untuk mengelola arsip aktif, inaktif hingga arsip yang siap dimusnahkan. Bukan hanya memudahkan pegawai, penyimpanan arsip digital juga akan membantu menyimpan dokumen strategis perusahaan dengan jaminan yang lebih baik.
Segera konsultasikan kebutuhan bisnis Anda dengan tim marketing PrimaDoc untuk perencanaan lebih lanjut! (Septiani)
