Apakah Arsip Berharga Perusahaan Anda Terancam Rusak?
Arsip berharga merupakan aset penting bagi setiap perusahaan. Dokumen-dokumen seperti kontrak, laporan keuangan, dan catatan penting lainnya menjadi bagian tak terpisahkan dari operasional bisnis. Namun, tahukah Anda bahwa arsip-arsip tersebut rentan terhadap berbagai ancaman yang dapat menyebabkan kerusakan atau bahkan kehilangan permanen? Untuk itu, kita akan membahas berbagai ancaman terhadap arsip fisik maupun digital serta bagaimana Anda dapat melindunginya. Simak informasi selengkapnya di artikel berikut!
Ancaman Fisik terhadap Arsip Berharga
Arsip fisik sering kali menghadapi berbagai ancaman yang dapat merusak keutuhan dokumen, baik secara material fisik maupun perubahan informasi pada dokumen. Beberapa di antaranya adalah:
Bencana Alam
Peristiwa gempa bumi, banjir, kebakaran, atau angin topan merupakan ancaman serius bagi arsip fisik. Kertas sebagai media penyimpanan utama sangat rentan terhadap kondisi ekstrem ini. Arsip berharga dapat terbakar, basah, atau bahkan hancur total akibat bencana alam tersebut. Sebagai contoh, dalam situasi banjir, dokumen yang tidak disimpan di tempat kedap air bisa rusak secara permanen. Demikian pula dengan musibah kebakaran. Dokumen berupa kertas akan musnah tak bersisa jika tidak disimpan dalam tempat penyimpanan tahan api.
Kerusakan Akibat Waktu
Seiring berjalannya waktu, kertas memiliki sifat alami untuk menguning, rapuh, dan mudah sobek. Hal ini terutama terjadi jika dokumen tidak disimpan dalam kondisi yang sesuai, seperti lingkungan dengan suhu dan kelembapan yang tidak terkontrol. Arsip berharga yang disimpan dalam tempat yang terlalu lembab atau terkena sinar matahari langsung akan lebih cepat mengalami kerusakan. Oleh karenanya, dalam penyimpanan arsip fisik umumnya dibutuhkan ruang khusus dengan suhu dan kelembapan yang terus dikontrol secara berkala.
Hama dan Serangga
Hama seperti rayap, kecoa, atau tikus sering menjadi penyebab utama kerusakan arsip fisik. Mereka dapat memakan kertas atau meninggalkan kotoran yang menimbulkan noda permanen pada dokumen. Kerusakan yang ditimbulkan oleh hama sering kali tidak disadari hingga sudah terlambat untuk menyelamatkan arsip berharga tersebut.
Kecelakaan Manusia
Kesalahan manusia juga menjadi salah satu faktor yang sering diabaikan. Tumpahan cairan, sobekan tidak disengaja, atau bahkan penempatan yang tidak tepat dapat merusak arsip berharga dalam sekejap. Misalnya, arsip yang diletakkan di dekat meja kerja tanpa perlindungan dapat terkena tumpahan kopi atau teh.
Ancaman Digital terhadap Arsip Berharga
Di era teknologi yang serba elektronik, arsip berharga tidak hanya berbentuk fisik tetapi juga tersimpan dalam bentuk digital. Meski lebih praktis, arsip digital juga tidak sepenuhnya kebal terhadap ancaman kerusakan. Kira-kira ancaman seperti apa saja yang dapat merusak arsip digital Anda yang berharga?
Kegagalan Hardware
Kerusakan pada perangkat penyimpanan seperti hard disk, server, atau media penyimpanan lainnya dapat menyebabkan hilangnya data secara permanen. Hal ini menjadi risiko besar terutama jika data tidak memiliki cadangan. Dalam situasi ini, perusahaan sering kali menghadapi kerugian besar akibat hilangnya arsip berharga.
Malware dan Virus
Serangan malware seperti ransomware dapat mengenkripsi atau menghapus data arsip. Akibatnya, perusahaan kehilangan akses terhadap arsip penting dan harus menghadapi potensi kerugian besar. Pada beberapa kasus, perusahaan bahkan terpaksa membayar tebusan untuk mendapatkan kembali akses ke arsip berharga mereka.
Kesalahan Manusia
Seperti pada arsip fisik, kesalahan manusia juga menjadi ancaman besar bagi arsip digital. Penghapusan data yang tidak disengaja, penamaan file yang salah, atau format file yang tidak kompatibel dapat menyebabkan hilangnya informasi penting pada arsip berharga. Situasi ini sering kali terjadi akibat kurangnya pelatihan atau prosedur standar dalam pengelolaan arsip digital.
Kebocoran Data
Serangan siber seperti peretasan dapat menyebabkan kebocoran data dari arsip berharga yang menyimpan informasi sensitif. Hal ini tidak hanya merugikan secara finansial tetapi juga berdampak pada reputasi perusahaan. Kebocoran data sering kali berujung pada hilangnya kepercayaan dari klien atau mitra bisnis.
Langkah-Langkah Perlindungan Arsip Berharga
Dengan mengetahui berbagai ancaman di atas, penting bagi Anda untuk mengambil langkah proaktif dalam melindungi arsip berharga perusahaan. Beberapa solusi yang dapat Anda pertimbangkan meliputi:
1. Simpan arsip fisik di ruangan bersuhu dan kelembapan stabil, gunakan lemari tahan api dan kedap air, serta tata dokumen dengan sistem klasifikasi yang rapi.
2. Lakukan digitalisasi arsip fisik dan backup secara berkala. Manfaatkan layanan cloud storage dengan enkripsi, serta lindungi data digital dengan antivirus dan firewall untuk menjaga keamanan data.
3. Lakukan monitoring dan pemeliharaan rutin, termasuk kebersihan ruangan dari hama dan hewan pengerat untuk mendeteksi risiko kerusakan atau kehilangan arsip lebih awal.
4. Adakan pelatihan rutin tentang pengelolaan arsip yang aman, termasuk prosedur pencegahan kesalahan manusia dan pengamanan data.
5. Siapkan prosedur darurat terkait langkah-langkah penyelematan arsip ketika menghadapi peristiwa bencana alam atau ancaman siber.
6. Gunakan vendor atau penyedia jasa layanan pengelolaan arsip profesional yang menyediakan penyimpanan yang aman terhadap berbagai ancaman fisik maupun digital.
Jangan biarkan arsip Anda terancam rusak atau hilang. Dapatkan solusi pengelolaan arsip terbaik untuk organisasi dan perusahaan Anda bersama PrimaDoc. Hubungi tim marketing kami sekarang juga untuk konsultasi lebih lanjut dan memastikan arsip berharga Anda selalu terlindungi.
