DMS Membantu Mengorganisasikan Dokumen Laporan Anda
Sudah tahukah Anda mengenai pentingnya DMS dalam membantu manajemen dokumen laporan yang dimiliki? Document Management System (DMS) merupakan solusi bagi pengelolaan arsip secara digital yang telah banyak digunakan oleh perusahaan di dalam maupun luar negeri untuk mengoptimalkan kemampuan manajemen dokumen yang dimiliki, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya dapat digunakan dengan lebih maksimal.
Selain itu, DMS juga disebut mampu membantu perusahaan dalam mengorganisasikan dokumen laporan yang dimiliki. Apa sebenarnya pengertian DMS dan juga manfaatnya dalam dunia kearsipan? Berikut adalah penjelasan selengkapnya!
Apa itu DMS?
Dalam era teknologi yang begitu cepat seperti saat ini, DMS merupakan salah satu solusi yang dapat Anda terapkan dalam mempercepat penyebaran informasi, karena document management system mengubah dokumen konvensional yang cenderung ketinggalan zaman dan memiliki banyak kekurangan menjadi dokumen dalam bentuk digital yang lebih mudah digunakan dan dimanfaatkan untuk berbagai kepentingan.
Secara pengertian, document management system atau DMS adalah seperangkat sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen secara online dengan bantuan aplikasi atau software tertentu. Awalnya, DMS hanya digunakan sebatas untuk mengubah dokumen yang berbentuk hard copy dalam bentuk gambar digital. Namun berkat perkembangan teknologi, kini DMS juga dapat dimanfaatkan untuk pengelolaan dokumen yang telah melalui proses alih media menjadi format yang lebih variatif, seperti docx, pdf, ppt, dan masih banyak lagi. Dengan begitu, penggunaannya pun menjadi lebih beragam bagi perusahaan atau juga instansi pemerintahan.
Tujuan Utama Penggunaan DMS
Setelah mengetahui tentang pengertian DMS, selanjutnya Anda juga perlu mengetahui apa sebenarnya tujuan dari penggunaan DMS yang sebenarnya. Pada dasarnya, document management system ditujukan untuk memudahkan menyampaikan informasi yang terkandung di dalam dokumen dengan lebih cepat, efektif, dan juga efisien. Selain itu, jika dilihat dari sisi teknis sebenarnya tujuan penggunaan DMS memang untuk mengantarkan atau menyebarkan informasi dari kontributor kepada konsumen atau dalam hal ini adalah berbagai departemen di sebuah organisasi.
Manfaat DMS dalam Manajemen Dokumen Laporan
Seperti yang sudah sempat kita bahas di atas, manfaat DMS dapat dirasakan oleh berbagai organisasi, khususnya dalam manajemen atau organisasi dokumen laporan yang dimiliki. Sejatinya manfaat DMS yang sebenarnya dapat dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu:
- Penyampaian dokumen laporan lebih tepat, karena seluruh dokumen digital yang diunggah oleh pembuat dokumen telah diotentikasi terlebih dahulu oleh pimpinan departemen atau perusahaan, sehingga informasi yang terdapat di dalamnya sudah valid dan siap digunakan.
- Meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan, berkat adanya DMS maka setiap karyawan dapat mengurangi waktu tunggu yang dibutuhkan untuk penemuan kembali dokumen. Bahkan menurut laporan yang dikeluarkan oleh IDC states menyebutkan bahwa setiap pekerja rata-rata menghabiskan waktu 6,9 jam per minggu hanya untuk mengumpulkan dan mencari dokumen. Oleh karena itu, DMS dapat menyelamatkan waktu yang terbuang itu.
- Sistem yang lebih efisien dan efektif, karena DMS memungkinkan Anda dalam mengelola informasi dalam bentuk data digital untuk mendukung pengerjaan berbagai laporan.
- Pelaporan dokumen yang lebih fleksibel, mengingat beberapa aplikasi DMS seperti yang dimiliki PrimaDoc juga dilengkapi dengan aplikasi berbasis website, maka akses dokumen dapat dilakukan dari mana saja dan kapan saja.
Menemukan Vendor DMS yang Tepat bagi Perusahaan Anda
Setelah mengetahui berbagai informasi di atas, hal selanjutnya yang perlu Anda perhatikan agar aplikasi DMS yang digunakan dapat dimanfaatkan untuk mengelola dokumen laporan dengan tepat adalah menemukan vendor yang tepat. Saat ini ada banyak perusahaan yang menyediakan solusi document management system, tapi tidak semuanya memiliki solusi satu atap bagi semua kebutuhan Anda.
Untuk itu, percayakan saja kebutuhan DMS Anda pada PrimaDoc. Dengan pengalaman bertahun-tahun dalam bidang kearsipan, PrimaDoc menyediakan tidak hanya aplikasi document management system yang dapat diandalkan, tetapi juga layanan lainnya yang Anda butuhkan. Mulai dari konsultasi masalah kearsipan, pengadaan sarana dan prasarana, pemeliharaan dokumen, alih media dokumen, hingga pemeliharaan dokumen fisik.
Selain itu, PrimaDoc juga telah lulus uji sertifikasi ISO 9001, sehingga pelayanan yang dihadirkan pasti melebihi ekspektasi Anda. Tertarik lebih lanjut untuk mengetahui solusi PrimaDoc? Hubungi tim marketing kami sekarang untuk informasi selengkapnya! (Pradana)
