Ini Dia Solusi untuk Hindari Dokumen Mudah Terselip!

Pernahkah Anda berurusan dengan permasalahan seperti dokumen mudah terselip akibat penggunaannya yang cukup intens di dalam perusahaan? Sejatinya, masalah ini tidak hanya dihadapi oleh segelintir orang, tetapi telah menjadi problematika yang dihadapi oleh berbagai organisasi di seluruh dunia.

Pada akhirnya, banyak perusahaan teknologi yang berusaha memecahkan masalah terkait dokumen mudah terselip, agar produktivitas kerja dan juga operasional bisnis tidak terganggu.

Begitu juga yang dilakukan oleh PrimaDoc, sebuah vendor kearsipan satu atap yang telah menemukan sebuah solusi jitu dan siap digunakan untuk menjadikan dokumen mudah terselip tidak lagi menjadi masalah pada perusahaan Anda. Apa sebenarnya solusi tersebut? Mari berkenalan langsung dengan solusi tepat guna dari PrimaDoc!

Masalah yang Timbul Akibat Dokumen Mudah Terselip

Sebelum mengetahui solusi yang ditawarkan PrimaDoc, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu mengenai masalah lanjutan yang akan timbul jika dokumen mudah terselip. Beberapa di antaranya seperti:

1. Mengurangi produktivitas karyawan

Perlu Anda ketahui, tingkat produktivitas karyawan yang menurun akan berkorelasi langsung dengan operasional bisnis Anda. Untuk itu, masalah dokumen yang mudah terselip akan menyulitkan mereka dalam menemukan informasi yang dibutuhkan, sehingga pekerjaan masing-masing karyawan akan terhambat.

Jika dibiarkan berlarut-larut, produktivitas yang menurun ini juga akan berpengaruh pada tingkat pendapatan perusahaan Anda, apalagi sampai hal ini menjadi budaya. Oleh karena itu, solusi untuk mengatasi dokumen mudah terselip benar-benar dibutuhkan.

2. Sulit menemukan dokumen yang diminta atasan

Pada setiap organisasi, baik itu organisasi bisnis atau juga pemerintahan, menemukan dokumen yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan oleh pimpinan departemen atau organisasi sangatlah krusial.

Jika dokumen mudah terselip, maka kecepatan pengambilan keputusan juga akan ikut terpengaruh. Tentunya Anda tidak ingin sampai melewatkan kesempatan dan tertinggal dari kompetitor bukan? Untuk itu, penting bagi perusahaan atau instansi pemerintahan untuk menciptakan sistem yang memudahkan pencarian dokumen yang dibutuhkan atasan.

3. Tingkat stres pegawai ikut meningkat

Tidak hanya produktivitas pegawai dan kecepatan pengambilan keputusan yang menurun, tapi tingkat stres pegawai juga akan ikut terpengaruh. Kesulitan yang dihadapi terkait dokumen yang mudah terselip dapat mengakibatkan karyawan yang kesulitan dalam menyelesaikan pekerjaannya.

Apabila hal ini dibiarkan berlarut-larut maka tingkat stres akan meningkat dan karyawan akan melewatkan banyak waktu tenggat (deadline) atau bahkan melewatkan pekerjaan yang penting dan berhubungan langsung dengan operasional perusahaan atau instansi pemerintahan.

4. Dokumen yang rentan hilang

Kejadian dokumen mudah terselip biasanya dialami oleh organisasi yang masih fokus pada pengelolaan arsip fisik dengan cara yang konvensional. Dokumen yang tersimpan pada gudang penyimpanan arsip yang mudah terselip dapat berujung pada risiko kehilangan yang menimbulkan bahaya jangka panjang.

Apalagi jika dokumen yang mudah terselip tersebut mengandung informasi sensitif yang berhubungan dengan rahasia organisasi, tentunya keamanan dan juga masa depan organisasi menjadi terganggu. Hal ini dapat berpengaruh pada citra baik organisasi ikut terganggu.

Solusi Mengatasi Dokumen Mudah Terselip dari PrimaDoc

Saat ini, PrimaDoc telah mengembangkan tiga layanan berbasis teknologi untuk mengatasi masalah terkait dokumen yang mudah terselip, yaitu layanan penataan dokumen, alih media arsip dan juga aplikasi Document Management System (DMS).

Ketiga layanan ini didesain untuk memenuhi kebutuhan kearsipan Anda, sehingga efektivitas dan efisiensi penggunaan dokumen dapat tercipta.

Cara kerja dari solusi dokumen mudah terselip yang dikembangkan PrimaDoc dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Penataan dokumen

Apakah organisasi yang Anda kelola masih memiliki sistem pengelolaan dokumen yang semrawut? Jika iya, maka layanan penataan dokumen dari PrimaDoc dapat menjadi solusinya. Layanan dari PrimaDoc ini memiliki beberapa fungsi, yaitu:

Layanan penataan dokumen dari PrimaDoc akan membantu Anda memilah dokumen berdasarkan kelompok dokumen, sehingga masing-masing dokumen tersimpan dalam lokasi yang diurutkan berdasar sistem indexing yang paling memudahkan Anda untuk menemukan dokumen.

Arsiparis PrimaDoc akan membuatkan daftar arsip yang dapat memudahkan Anda dalam mencari dokumen dan memasukannya kedalam boks atau ordner, lalu mengurutkannya berdasarkan tahun atau sistem indexing yang disepakati bersama.

2. Alih media arsip

Setelah proses penataan dokumen yang mudah terselip selesai dilakukan, maka selanjutnya Anda dapat memulai proses alih media arsip. Perlu Anda pahami, alih media atau digitasi merupakan proses mengubah format dokumen seperti laporan, catatan, hingga dokumentasi fisik menjadi format digital melalui serangkaian proses.

Pada PrimaDoc, alih media tidak sekadar mengubah format dokumen fisik menjadi digital semata, tetapi menjadi dokumen digital yang siap pakai dengan informasi di dalamnya yang siap Anda copy-paste sesuai kebutuhan.

Adapun cara kerja alih media arsip dari PrimaDoc sebagai berikut:

Semua dokumen fisik (hardcopy) akan melalui proses  scanning hingga tersedia dalam format digital (soft copy).

Dokumen yang telah tersedia dalam format softcopy akan diberikan nama sesuai dengan sistem indexing yang telah disepakati,

Dokumen softcopy yang tersimpan dapat membantu Anda untuk menyediakan salinan atau backup dokumen sebagai langkah mitigasi menghadapi risiko kehilangan atau kerusakan dokumen.

Salinan softcopy dokumen dapat Anda akses dari jauh, sehingga tidak perlu lagi jauh-jauh ke gudang hanya untuk mengecek dokumen yang tersimpan.

3. Aplikasi DMS PrimaDoc

Untuk mendukung agar kejadian dokumen mudah terselip tidak lagi terjadi di masa depan, maka Anda memerlukan sistem informasi yang dapat membantu proses pencarian informasi digital dari dokumen yang Anda kelola. Di sinilah peran aplikasi DMS dari PrimaDoc benar-benar dibutuhkan.

Jika Anda hanya bergantung pada dokumen digital yang dikelola dengan sistem seadanya, bukannya tidak mungkin informasi yang dibutuhkan menjadi lebih lama untuk ditemukan.

Hal ini tidak akan terjadi jika Anda menggunakan aplikasi PrimaDoc, karena aplikasi ini dilengkapi berbagai fitur yang dapat menjadikan pengelolaan dokumen digital Anda jadi lebih efisien, yaitu:

• Manajemen arsip aktif, untuk memudahkan proses pencarian dan penggunaan arsip yang sering digunakan oleh karyawan.
• Manajemen arsip inaktif, fitur yang bermanfaat untuk mengelola dokumen yang sudah tidak atau jarang digunakan karyawan, tetapi mengandung informasi yang krusial seperti akta pendirian perusahaan, laporan keuangan 10 tahun ke belakang, hingga nota kesepahaman yang sudah kadaluarsa.
• Manajemen gudang arsip (warehouse), untuk memudahkan proses temu kembali dokumen bagi Anda yang tetap membutuhkan arsip fisik untuk berbagai kebutuhan.
• Manajemen retensi arsip, berfungsi untuk menjadikan proses penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang lebih efisien, sehingga pemusnahan dokumen dapat segera dilakukan.
• Pengaturan hak penggunaan arsip, yaitu fitur untuk mengatur hak akses dari setiap user, sehingga dokumen yang tersimpan hanya dapat diakses oleh karyawan atau pimpinan departemen yang berkepentingan saja.
• Pengkategorian arsip, untuk memudahkan proses indexing dan pencarian berdasarkan kata kunci (keyword), sehingga dokumen yang dibutuhkan dapat ditemukan dalam hitungan detik.

Selain fitur yang cukup beragam untuk mengatasi masalah dokumen mudah terselip, aplikasi DMS dari PrimaDoc juga memiliki beberapa keunggulan utama, seperti:

• Memudahkan Anda dalam pencarian dokumen;
• Membatasi dokumen dapat dilihat oleh orang yang tidak berkepentingan
• Audit trail history yang dapat memudahkan proses audit dan melacak user yang terakhir meminjam dokumen di gudang
• Proses retensi dokumen yang lebih efisien, karena kita dapat mengetahui waktu kadaluarsa dari setiap dokumen.

Siap untuk Memulai dengan PrimaDoc?

Jika Anda masih memiliki banyak pertanyaan terkait layanan yang dimiliki PrimaDoc dan juga fungsionalitas dari setiap layanan untuk membantu Anda dalam menghadapi masalah dokumen mudah terselip, jangan ragu untuk menghubungi tim marketing PrimaDoc sekarang juga! Tim profesional kami siap sedia untuk menjawab semua pertanyaan Anda. (Pradana)